Мејл је постао основно средство комуникације, а многи не знају како се правилно користи.
Можда вам у пар смерница помогнемо како да правилно пошаљете мејл и схватите основна правила и језичке форме, које се том приликом користе.
Ако пишете емаил професору, институцији или аплицирате на студије у иностранству, на размену или курс језика, мејл вам је неопходан.
Поред комуникације на друштвеним мрежама или вајберу – мејл је остао главни канал комуникације за било шта озбиљно. Послати мејл је документ. Мејл је и званичан доказ на суду или у било каквом спору, те је битно мејл послати исправно и темељно.
Како се пише мејл на српском језику
Обраћање: Поштовани ВС Драги
Ако некога нисте физички срели и обраћате му се по први пут:
Поштовани господине Ивановићу / Поштована госпођо Маринковић
Ако сте некога физички срели и пишете му по други или н-ти пут:
Драги господине Ивановићу / Драга госпођо Маринковић
Обраћање: Име ВС Презиме
Нема јасних правила, углавном млађе ословљавате именом а старије презименом. Када пишем мејл нашим клијентима, средњошколце и студенте ословљавам личним именом а родитеље са госпођо-господине Презиме и увек на Ви. Ословљавање старијих или непознатих људи са ти у мејлу је врхунско непоштовање и то избегавајте.
Хвала на послатом мејлу и питањима. (увек се захвалите на примљеном мејлу)
Ако имате само једну особу, адресу те особе ставите у ТО:
ЦЦ: служи да још неко испрати преписку. Нпр. када пишем студентима који користе наше услуге често ставим родитеље у цц. или када моја колегиница из маркетинга пише нашим партнерима често стави мој мејл у цц како бих и ја испратила проток информација везан за наше пројекте.
Значи цц је за особу која прати мејлове, али не мора да одговори него само да буде информисана.
Како се шаље ГРУПНИ мејл?
Ако шаљете групни мејл, адресе на које шаљете би требало ставити у БЦЦ. Тако штитите приватност других и то се сматра основном мејл културом. БЦЦ користите и ако желите да неко прочита ваш мејл, а да примаоци (у то и цц) не виде да је и та особа добила мејл.
У времену скриншота (сликање екрана) форвардовање мејлова постало је изазов.
Уколико вас неко замоли да му проследите, тј форвардујете мејл, НИКАДА не скриншотујте! Скриншотови нису професионални и не шаљите их на пример ни директору, ни факултету.
За такве ствари служи прослеђивање мејла. Све што је формална коресподенција значи да мејл треба да форвардују односно проследите, а не да га сликате или препричавате. Само када се проследи мејл него заиста то може да прочита и да вам неко помогне или да потребну информацију.
Како се одговара на мејл
Први и основно правило је: ОДГОВОРИТЕ НА МЕЈЛ. Без обзира да ли комуницирате са локалним становништвом или са странцима, мејл култура јесте да одговорите на добијени мејл ако је насловљен на вас и није спам (фолдер за ђубре у мејлу).
Друга страна ће тако знати да сте добили мејл, као и да сте културни и кооперативни. Неретко ми се дешава да ми клијенти који су у менторском пакету не одговоре на мејл, па морам да их зовем да видим да ли су видели и прочитали мејл, да ли ћемо стићи да пошаљемо пријаве итд… Зато, потрудите се да одговорите на сваки важан мејл који добијете, јер то је почетак сваке здраве пословне и званичне комуникације.
Реплy – одговорити
Форwард – Проследити
Реплy то алл – одговорити свима (укључујући и адресе које су у цц добијеног мејла)
Пратите нас на ИНСТАГРАМУ и ФЕЈСБУКУ
